Acuerdo de tratamiento de datos
Versión de 28 de septiembre de 2026
Aplicación de este anexo: las altas del servicio todavía no están abiertas. Este documento puede consultarse antes de la apertura y vincula a las partes cuando se habilita una cuenta y se aceptan sus condiciones. Una consulta de información o un aviso de apertura no constituye un encargo para tratar partes, fotografías o datos de trabajadores y clientes.
Este anexo forma parte de las condiciones del servicio y se acepta con ellas al crear la cuenta. Regula el tratamiento de datos de centros y partes conforme al artículo 28 del RGPD. En caso de conflicto sobre protección de esos datos, prevalece este anexo; las normas imperativas y las cláusulas contractuales tipo aplicables prevalecen sobre él.
1. Partes y duración
El cliente es la empresa o profesional identificado en la cuenta, representado por la persona que la crea con autorización suficiente. El encargado es el titular de Guilvo, identificado en las condiciones. El correo de la cuenta y [email protected] son los canales de instrucciones y avisos.
El cliente actúa como responsable de los datos que incorpora. Si actúa como encargado por cuenta de un tercero, declara disponer de autorización para recurrir a Guilvo y este anexo regula ese subencargo. Sus obligaciones permanecen vigentes mientras Guilvo trate datos por su cuenta, incluida su devolución o supresión al cerrar el servicio.
2. Objeto e instrucciones
La finalidad es organizar y documentar servicios de limpieza: crear centros y tareas, recoger partes, conservarlos, consultarlos y compartirlos con los destinatarios que el cliente elija. Las operaciones comprenden recogida, registro, organización, almacenamiento, consulta, extracción, comunicación mediante enlaces autorizados, limitación y supresión. El uso de las funciones de la cuenta y las instrucciones escritas verificadas concretan el encargo.
- Personas afectadas: trabajadores y colaboradores del cliente; clientes, representantes y contactos relacionados con los centros; personas que aparezcan incidentalmente en el contenido aportado.
- Datos: nombres indicados, identificación del centro y cliente, tareas, fotografías, observaciones, incidencias, fecha de registro e identificadores técnicos necesarios para vincular y proteger los registros.
- Alcance: los datos seleccionados por el cliente durante el uso del servicio. No se requiere geolocalización ni verificación de identidad del operario. No se autoriza incorporar categorías especiales de datos, información penal o datos de menores; si aparecen por error, el cliente solicitará su retirada.
Guilvo tratará estos datos únicamente para ejecutar el encargo y las instrucciones documentadas, incluidas las relativas a transferencias. No los venderá, utilizará para publicidad propia ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Si una instrucción parece infringir la normativa, informará inmediatamente al cliente y suspenderá esa actuación hasta aclararla. Si una obligación legal exige otro tratamiento, informará previamente, salvo prohibición legal.
3. Obligaciones del cliente
El cliente garantiza la licitud, necesidad y exactitud de los datos; informa a las personas afectadas; determina su conservación y atiende sus derechos. Mantiene el correo y los enlaces bajo control, revoca accesos innecesarios y comunica incidentes o instrucciones de supresión. Evalúa la idoneidad del servicio para sus riesgos y facilita a Guilvo la información necesaria para cumplir el encargo.
4. Confidencialidad y personal
Guilvo limitará el acceso operativo a quienes lo necesiten para prestar soporte, mantener el servicio o atender instrucciones. Las personas autorizadas estarán sujetas a confidencialidad y solo tratarán los datos para esas funciones. Esta obligación continúa después de finalizar su intervención. Guilvo mantendrá la documentación necesaria para acreditar estos compromisos y las actividades de tratamiento que le correspondan.
5. Seguridad
Guilvo mantendrá medidas proporcionadas al riesgo y revisará su eficacia, considerando el estado de la técnica y el alcance del servicio. Las medidas del producto son:
- Conexión HTTPS y sesiones con cookies HttpOnly, SameSite y Secure en producción.
- Enlaces de acceso aleatorios de un solo uso y 15 minutos de validez; tokens de inicio de sesión y de sesión guardados mediante huellas criptográficas.
- Comprobación de pertenencia de centros y partes a la cuenta, validación de entradas y controles contra solicitudes abusivas.
- Fotografías en almacenamiento privado, servidas tras comprobar el acceso correspondiente.
- Enlaces aleatorios separados para enviar partes y consultar informes, que el administrador puede renovar o retirar. Su posesión concede el acceso descrito; no verifican la identidad de quien los abre.
- Modificaciones desde el navegador restringidas al mismo origen; eventos de pago autenticados mediante firma. Protección de respuestas privadas frente a caché compartida.
El acceso del titular a la infraestructura se utilizará solo para tareas autorizadas. Guilvo revisará permisos, cambios y recuperación de datos en sus operaciones de mantenimiento y atenderá las incidencias de disponibilidad. No ofrece cifrado de extremo a extremo, identidad certificada del operario, copia de seguridad independiente para cada cliente ni un nivel de disponibilidad garantizado. El cliente puede conservar copias de sus partes mediante impresión o solicitar su devolución.
6. Proveedores autorizados
El cliente autoriza el uso de los siguientes proveedores para las funciones indicadas, incluidos sus subencargados publicados en los enlaces. Guilvo limitará los datos enviados a cada función y mantendrá con sus subencargados obligaciones de protección sustancialmente equivalentes a este encargo. Sigue siendo responsable frente al cliente de su cumplimiento.
- Cloudflare, Inc. — subencargado de infraestructura: sirve la aplicación y trata registros, fotografías y datos técnicos necesarios para alojarla y protegerla. Sus servicios pueden implicar tratamiento fuera del EEE. Acuerdo y lista de subencargados.
- Resend, Plus Five Five, Inc. — correo de cuenta: entrega enlaces de acceso al administrador y trata dirección, mensaje y datos de entrega. No recibe partes ni fotos. Para estos datos de cuenta actúa como proveedor de Guilvo; queda autorizado como subencargado únicamente en la medida en que el dato se trate por cuenta del cliente. Su tratamiento principal tiene lugar en Estados Unidos. Acuerdo y lista de subencargados.
Stripe interviene en la relación de cobro entre Guilvo y el cliente, no en el tratamiento de los partes. Es encargado para determinadas operaciones de pago instruidas y responsable independiente para sus fines propios, como fraude y obligaciones legales, conforme a su información de privacidad. El correo de soporte utiliza Gmail; no se enviarán allí partes, fotografías o enlaces privados para tramitar este encargo sin una instrucción concreta y un canal adecuado.
Para incorporar o sustituir subencargados que reciban datos del encargo, Guilvo avisará al correo de la cuenta con al menos 14 días de antelación, indicando identidad, función y cambios relevantes. El cliente podrá oponerse por motivos de protección de datos durante ese plazo. Si no se encuentra una alternativa adecuada, podrá terminar la función o el servicio afectado antes del cambio, solicitar devolución y supresión y recibir el importe anticipado correspondiente al periodo no prestado. No se impondrá el nuevo tratamiento mientras se resuelve esa oposición.
7. Transferencias internacionales
La autorización anterior comprende las transferencias necesarias para esas funciones bajo el capítulo V del RGPD. Guilvo no encargará una transferencia sin una decisión de adecuación aplicable u otra garantía válida, incluidas las cláusulas contractuales tipo y medidas adicionales que procedan. Los acuerdos de Cloudflare y Resend describen esos mecanismos. No se promete residencia exclusiva en la UE ni se sustituye la evaluación de cada transferencia por una afirmación genérica de cumplimiento.
El cliente podrá solicitar información y copia de las garantías aplicables. Si dejan de ser suficientes o válidas, Guilvo adoptará una alternativa válida o suspenderá el tratamiento afectado, informando al cliente. Las transferencias y proveedores no contemplados requieren la información y autorización previstas en este anexo.
8. Derechos y asistencia
Guilvo trasladará al cliente las solicitudes recibidas sobre datos del encargo sin demora indebida y, como máximo, en cinco días hábiles. No decidirá su fondo por cuenta del cliente salvo instrucción o deber legal. Facilitará la localización, copia, rectificación asistida, limitación o supresión necesarias para responder dentro del plazo legal, preservando la separación entre cuentas.
También asistirá, con la información y medios a su alcance, en evaluaciones de impacto, consultas previas, análisis de riesgos y obligaciones de seguridad. La empresa sigue siendo responsable de informar a sus trabajadores y clientes; el enlace a la privacidad de Guilvo no sustituye esa información.
9. Incidentes
Cuando tenga conocimiento de una violación de seguridad que afecte a datos del encargo, Guilvo informará al correo del cliente sin dilación indebida. Comunicará los hechos disponibles, categorías y alcance aproximado, consecuencias, medidas adoptadas o propuestas y un contacto. Si faltan datos, los completará progresivamente, sin retrasar el primer aviso.
Guilvo colaborará en contener y documentar el incidente y en las comunicaciones que procedan. Corresponde al cliente decidir las notificaciones a autoridades y afectados, salvo obligación directa de Guilvo o instrucción documentada. Los avisos urgentes pueden enviarse a [email protected].
10. Devolución, supresión y fin del servicio
El cliente puede dar instrucciones sobre conservación o supresión durante el servicio. Al solicitar el cierre, elegirá entre recibir una copia de los registros y fotografías y su posterior supresión, o la supresión directa. Guilvo verificará la solicitud, restringirá los accesos afectados y ejecutará manualmente la opción elegida en un máximo de 30 días. La devolución se realizará en un formato común y legible, mediante un canal acordado que preserve la confidencialidad. No exige conservar una suscripción de pago.
Si el cliente pide cerrar sin indicar opción, se aplicará la supresión; se le recordará esa consecuencia antes de ejecutarla. Cancelar Pro sin cerrar la cuenta mantiene el servicio Gratis y este encargo. No hay borrado automático de partes por antigüedad.
Se eliminarán las copias bajo control de Guilvo, salvo conservación legal obligatoria, que quedará aislada y limitada a esa finalidad. Las copias técnicas sin borrado selectivo permanecerán fuera del uso ordinario hasta su sobreescritura conforme al ciclo del proveedor; Guilvo indicará al cliente el plazo residual aplicable y repetirá la supresión si se restauran. A petición del cliente confirmará por escrito la devolución o supresión y cualquier excepción legal concreta.
11. Comprobaciones y responsabilidad
Guilvo facilitará la información necesaria para demostrar sus obligaciones y permitirá auditorías o inspecciones del cliente o de un auditor autorizado. Se acordarán alcance, confidencialidad y un preaviso razonable para proteger a otras cuentas y la seguridad; ante un incidente, requerimiento de autoridad o necesidad urgente no se usará el preaviso para impedir la comprobación. Las comprobaciones no darán acceso a datos ajenos.
Este anexo no reduce las responsabilidades ni los derechos exigibles por el RGPD. Los cambios materiales se comunicarán antes de su aplicación. Se rige por la normativa europea de protección de datos y la legislación española aplicable, sin limitar las competencias de las autoridades ni los derechos de los interesados.